Colaboración en documentos (texto, tablas, etc.) o cómo crear una carpeta compartida en Internet.
¡Buen día!
Hoy decidí considerar una tarea de oficina bastante común (y no solo ...): por ejemplo, hay varios documentos que deben estar disponibles para todos los usuarios que tienen un enlace apreciado a ellos (es decir, para que puedan iniciar sesión desde su PC / smartphone y editarlos).
Esto puede resultar muy conveniente para mantener algún tipo de informes, transferir archivos pequeños, verificar y corregir textos, tablas, etc. En general, donde se requiere que 2-3 personas puedan trabajar con el documento a su vez. (al menos). ?
Por cierto, le advertiré de antemano que al cargar documentos para su edición general, siempre existe el riesgo de que alguien haga algo mal por error. ¡Hacer copias!
Ahora, consideremos varias opciones para resolver el problema. ?
*
Opciones de solución
Método 1
Si todas las computadoras de su trabajo (desde las cuales necesitará editar el documento) están en la misma red local (por ejemplo, conectadas al mismo enrutador), entonces el acceso compartido a la carpeta se puede configurar directamente a través del explorador haciendo clic derecho en el directorio ... ()
? ¡Ayuda!
Cómo configurar una carpeta compartida para una red local en Windows - instrucción
Compartido para todos!
Por supuesto, esto no siempre es conveniente, ya que no se puede acceder a los archivos a través de Internet (además, la computadora en la que está abierta la carpeta debe estar siempre encendida ...) Por lo tanto, no me detendré en esta opción en detalle ...
*
Método 2 ?
Probablemente muchos hayan oído hablar de un servicio como Google Drive. (Google Drive). Entonces, en su arsenal de opciones, es posible hacer que cualquiera de las carpetas sea común , es decir, disponible para ver y editar documentos en él!
Cómo está hecho:
- iniciamos nuestro viaje en el servicio de Google (el registro es simple, además, muchos ya tienen una cuenta ...);
- cree una carpeta (para esto debe hacer clic derecho en cualquier espacio libre en la ventana del disco ...). ?
Crear carpeta - Google Drive
Después de eso, haga clic derecho en la carpeta y seleccione "Acceso abierto" en el menú .
Para abrir el acceso
Luego, en la configuración de seguridad, pasamos al modo "Disponible para usuarios que tienen un enlace" , el tipo de acceso "Editor" .
A continuación, copie el enlace y deséchelo para todos los que necesiten trabajar con los documentos de esta carpeta. ?
Disponible para cualquiera que tenga un enlace (derechos: editor)
En realidad, incluso si la persona que siguió tu enlace no tiene una cuenta de Google Drive, aún podrá abrir documentos y editarlos (¡el problema está resuelto! ?).
Siga el enlace y edite
Por cierto, si de repente sucede que el documento será abierto simultáneamente por 2-3 personas. y comience a editarlo: Google le mostrará esto: quién está editando qué, vea la captura de pantalla a continuación (la sincronización se realiza directamente en línea).
Los usuarios ven quién está editando qué ...
? ¡Importante!
No se olvide de las copias de seguridad. Cuando abrimos una carpeta compartida para todos que usan un enlace (incluso si es para 2 personas), existe el riesgo de que alguien por error (o intención maliciosa) pueda eliminar (estropear).
Y, por supuesto, no todos los documentos deben ser de dominio público ...
Por experiencia: por lo general, a nadie le importan los documentos de oficina ordinarios (y muchas personas incluso se aburren de ir allí cuando los necesitan ...).
*
Método 3
En esta nota, uno no puede dejar de notar otros servicios similares, por ejemplo, el disco Yandex y una nube de Mail.ru. ?
En mi opinión, tienen un pequeño inconveniente: las carpetas y los documentos no se pueden editar para aquellos que no están registrados en su servicio (solo hay una opción para ver ).
De lo contrario, todo es muy conveniente: también puede compartir un enlace y abrir el acceso general para direcciones de correo electrónico específicas. Vea un par de capturas de pantalla a continuación. ?
Disco Yandex: configurar el uso compartido
Agregue direcciones de correo electrónico de las personas adecuadas
Por cierto, Mail.ru tiene una sección completa de "Archivos compartidos" en el menú (contiene todos los archivos y carpetas a los que tiene acceso abierto). Pero las opciones, por supuesto, son algo menores que las de Google Drive ...
Nube de Mail.ru - carpetas compartidas
*
¡Los complementos sobre el tema son bienvenidos!
¡Trabajo feliz!
?
